Janice Monge de Landaeta, MBA CAAP
Presidenta y Consultora Senior
 Affirmative Consulting Group

1.   ¿Qué empresas tienen que cumplir con Acción Afirmativa?

Para saber si una empresa tiene que cumplir con Acción Afirmativa, utilizamos lo que llamamos en nuestra oficina, el análisis 50/50.  Hay varias categorías  de contratistas federales sujetos a la Orden Ejecutiva 11246 de 1964 y que deben realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente.  Veamos:

 Contratistas Federales:

Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen más de $50,000 dólares en contratos directos con el gobierno federal de los Estados Unidos y que cuentan con más de 50 empleados. 

 Sub Contratistas Federales:

Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que suplen productos y/o servicios a otras empresas que son contratistas federales directos.   Si la suma de todos los contratos es igual o mayor a $50,000 dólares en un período de 12 meses y esas empresas cuentan con más de 50 empleados, entonces  están sujetos al requisito del Programa de Acción Afirmativa, según la Orden Ejecutiva 11246. 

Empresas de Construcción:

Empresas de Construcción (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen contratos o subcontratos federales por más de $50,000 y que tienen 50 empleados o más.  En esta categoría pueden aplicar otros requisitos por lo que se aconseja asesoría legal para validar esta información.

Empresas que manejan Fondos Federales de los EEUU: 

Si el empleador es depositario de Fondos Federales  en cualquier cantidad o es una Institución Financiera o Bancaria que ejerce como agente pagador o emisor de Bonos, US Savings Bonds o Savings Notes, en cualquier cantidad, también está sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 en caso de tener 50 empleados o más. 

Además, empresas con múltiples facilidades en diferentes partes de los Estados Unidos podrían considerarse contratistas o subcontratistas federales si alguna de las facilidades hermanas, o la corporación superior tienen contratos o subcontratos con el gobierno federal.  En otras palabras, si la subsidiaria  para la cual laboras, no tiene contratos directos con el gobierno federal, podría estar sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 si alguna de las demás subsidiarias afiliadas tiene contratos o subcontratos federales.  En este caso recomendamos que nos llames para facilitarte mas información o llama a la oficina local de la OFCCP o al abogado laboral de tu empresa.  

La OFCCP provee un adiestramiento en línea gratuito acerca de la jurisdicción de la Orden Ejecutiva 11246 con ejemplos específicos y casos especiales que podrían aclarar tus dudas.  La presentación es un documento público y está disponible en nuestras oficinas para libre distribución.   Llámanos para una orientación gratuita.


2.       Para la "regla 50/50", ¿cuentan los empleados temporeros?

Si los empleados temporeros son contratados directamente por el contratista o subcontratista federal, entonces sí cuentan para la regla de 50 empleados o más.  Por ejemplo, si el contratista/subcontratista tiene 30 empleados regulares y 20 temporeros, entonces tiene 50 empleados para efectos del Programa de Acción Afirmativa.  Ahora bien, si esos empleados temporeros son contratados a través de una agencia de empleos temporeros, entonces NO cuentan como empleados para efectos de la regulación.  Por ejemplo, si una empresa tiene 30 empleados regulares y 20 empleados temporeros contratados a través de una agencia de empleos, entonces el patrono NO tiene más 50 empleados y no tiene que realizar Programas de Acción Afirmativa para mujeres y minorías anualmente.

3.       Mi empresa firmó un contrato con el gobierno federal, pero el contrato no estipula que tenemos que cumplir con el Programa de Acción Afirmativa.  ¿Estamos obligados a realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?

Sí.  Si la empresa  u organización cumple los criterios aplicables debe realizar Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente aunque este requisito no aparezca en el contrato federal.

4.       Mi empresa es contratista federal y se encuentra localizada en Puerto Rico.  ¿Estamos obligados a realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías?

A las empresas en Puerto Rico NO se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para minorías.  Más del 98% de la población en Puerto Rico está compuesto por Hispanos -de acuerdo con la definición provista por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal.  En Puerto Rico no hay un grupo No-hispano que sobrepase el 2% de la población, por lo tanto no existe un grupo minoritario que requiera un monitoreo estadístico.    Empresas en las Islas Vírgenes de los Estados Unidos,  sí deben realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías.

Sin embargo, a las organizaciones localizadas en Puerto Rico, se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para Mujeres, Veteranos elegibles y Personas con Impedimentos.

5.       Mi empresa tiene más del 60% de mujeres y minorías en nómina.  ¿Tengo que realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?

Si.  Si la empresa cumple con los requisitos aplicables, debe realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa aunque tenga una gran cantidad de mujeres y minorías en nómina.

6.       ¿Me pueden auditar los Programas de Acción Afirmativa? 

Si.  El gobierno federal de los Estados Unidos tiene una oficina llamada Office of Federal Contract Compliance Program (Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales) adscrita al Departamento del Trabajo Federal, que audita periódicamente a los contratistas y subcontratistas federales en el cumplimiento de las leyes aplicables.

7.       ¿Qué pasaría si la OFCCP me audita y no estoy en cumplimiento o no tengo Programas de Acción Afirmativa?

El no estar en cumplimiento resulta muy oneroso para los patronos o empleadores.  Las consecuencias son varias y dependen de muchos factores pero pueden ir desde multas e indemnización a empleados afectados por prácticas discriminatorias hasta cancelación de los contratos o subcontratos federales.




8.       Mi empresa es una subsidiaria en Puerto Rico que reporta a una corporación con sede en los Estados Unidos y la corporación me realiza los Programas de Acción Afirmativa.  De haber una auditoría, ¿Quién tiene que responder por ella?

La subsidiaria que reciba la auditoría debe responder  por ella.   El equipo de Recursos Humanos a nivel local debe asegurarse de que se estén cumpliendo todos los requisitos de los Programas de Acción Afirmativa.  Vea la pregunta número 12 para corroborar que en efecto estén cumpliendo con todos los requisitos.

9.       ¿Qué es el sistema E-Verify?

E-Verify es una herramienta electrónica de acceso gratuito para los patronos que es administrada por el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos.  El sistema funciona para corroborar la identidad y elegibilidad de trabajo en los EEUU.  Su uso es obligatorio para los contratistas o subcontratistas federales.  Solo aplica a contratistas que tengan el requisito incluido en el contrato o subcontrato federal.  Su carácter obligatorio comenzó en septiembre de 2009.  

10.       ¿En qué consisten los Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías?

Los Programas de Acción Afirmativa consisten en unos análisis estadísticos que tienen como objetivo detectar patrones de discrimen en las decisiones gerenciales y de recursos humanos.   En primer lugar se corrobora que la participación de mujeres y minorías es la adecuada según los  parámetros establecidos por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal.  Además se corrobora que las decisiones de reclutamiento y selección sean equitativas, se realizan análisis para detectar discrimen sistemático y se analizan aspectos discriminatorios en el proceso de otorgación de compensación y beneficios.  Se analiza el proceso de reclutamiento y selección así como los traslados, ascensos, descensos,  terminaciones, adiestramientos, evaluaciones de desempeño y otras actividades y decisiones gerenciales relacionadas.

Luego de realizados los análisis estadísticos se realiza un plan de acción anualizado que pretende corregir deficiencias encontradas y garantizar la igualdad en el ambiente laboral.  Se documentan acciones concretas para evitar la discriminación y planes de acción correctivos para eliminar el impacto contra los grupos protegidos.

11.       ¿Qué información necesito para preparar un Programa de Acción Afirmativa?

A continuación una lista de la información requerida para comenzar:

I.                    Plantilla (headcount) de todos los empleados activos a la fecha del corte de data (fecha seleccionada por el patrono).  Esto es lo que yo llamo la “fotografía” de la empresa a una fecha determinada.  Debe ser un documento en el programa Microsoft Excel (o equivalente)  que contenga al menos la siguiente información: Nombre y apellido(s) de cada empleado activo (al día del corte de data), número del empleado, departamento, supervisor, título del puesto, género, raza, salario anual, clasificación del FLSA (exento o no exento) y  grado salarial (si aplica).  Se sugiere incluir la fecha de reclutamiento original, fecha del último ascenso, resultado de la última evaluación de desempeño y la clasificación como Veterano o Persona con Discapacidad/Impedimento.

II.                  Transacciones de personal: Es un listado de cada una de las transacciones ocurridas durante los pasados 365 días previos a la fecha del corte de la data.  Incluye el listado de los solicitantes a empleo, listado de reclutados, ascensos, descensos, transferencias, terminaciones y adiestramientos de todo el año previo al corte de data.  Para cada una de las transacciones debemos incluir al menos la siguiente información:  Nombre y apellido del empleado/solicitante, género, raza, fecha de la transacción, título del puesto, departamento y clasificación del FLSA (exento o no exento).

III.                Data estadística que provea la disponibilidad de mujeres y minorías distribuida por grupo ocupacional y género.  Esta información generalmente es provista por un informe especial del Censo de los Estados Unidos o el Departamento del Trabajo.  Se requiere utilizar la data más actualizada y precisa que esté disponible al momento del corte de la data.   Es importante señalar que las estadísticas que agrupan a todos los estados de los Estados Unidos NO incluyen la data para Puerto Rico y las Islas Vírgenes.  Es decir, NO se puede utilizar la data de Estados Unidos para los Programas de Acción Afirmativa de Puerto Rico y las Islas Vírgenes.  Para estos territorios existe un documento especial provisto por el Censo o se pueden utilizar informes del Departamento del Trabajo de la localidad.  Contáctenos si necesita asistencia.  Podríamos facilitarle los documentos gratuitamente por vía electrónica si los solicita.  Vea nuestra sección de ENLACES para la data de PR para el 2009 publicado por el American Community Survey.

IV.                Listado y especificaciones de las Categorías Ocupacionales de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo.  Este documento está disponible en nuestra oficina.  Contáctenos si necesita una copia, con mucho gusto se la haremos llegar. 

Con esta información se procede a realizar los análisis estadísticos requeridos por ley.

12.       ¿Qué tenemos que hacer para cumplir con los Programas de Acción Afirmativa?

En nuestra oficina trabajamos los aspectos de cumplimiento en 10 pasos básicos.  Estos son:

 I.            Realizar y mantener anualmente los Programas de Acción Afirmativa (AAP por sus siglas en inglés) conforme a la Orden Ejecutiva 11246.

II.            Diseminar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa a los empleados, subcontratistas, agencias de empleo y público en general.

III.            Cada vez que exista un puesto vacante, notificar a las tres agencias obligatorias que son: El Departamento del Trabajo,  Oficina de Administración de Veteranos y Departamento de Rehabilitación Vocacional de la localidad.  A este requisito se le conoce como Mandatory Job Listing. En el caso de puestos vacantes que estén bajo meta del AAP, enviar notificación de vacante a otras entidades como: Oficina de colocaciones de universidades o institutos técnicos locales, oficinas de empleos gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro. 

 IV.            Monitoreo de las Metas y objetivos del AAP.  Documentar todos los esfuerzos realizados y mantener esta evidencia disponible para inspección.

V.            Realizar auditorías internas de cumplimiento.  Recomendamos auditar periódicamente los siguientes aspectos:

     a.  Formas I-9 de Inmigración y uso del sistema E-Verify

     b.  Documentación de Acomodos Razonables conforme a la ley de Americanos con Discapacidades (ADA por sus siglas en Inglés)

     c.  Planta física conforme a las especificaciones de ADA

     d. Cartas y Notificaciones: Diseminación interna de la política y notificaciones a las agencias obligatorias (Mandatory Job Listings)

     e.  Evaluar proceso de reclutamiento y selección: Auditar las notas de entrevistas y asegurarse de cumplir con el proceso para el manejo de solicitudes en línea que exige la ley,  entre otros aspectos.

     f.  Evaluar documentación de licencias por maternidad.

     g.  Inspección de la sala de Lactancia, si es requerida.

     h.  Actualización de Descripciones de Puestos

     i.  Anuncios en los periódicos de distribución estatal o nacional.  Todos los anuncios de reclutamiento deben tener la cláusula de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa.  Ejemplos:  “EEO Employer M/F/H/V” ó “Patrono con Igualdad de Oportunidades para Mujeres, Minorías, Veteranos y Personas con Impedimentos”

     j.  Corroborar que está incluido el cintillo de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo en los contratos y órdenes de compra, solicitudes de empleo, sitios de la Internet, publicaciones internas, entre otros.  

 VI.            Rendir la forma Vets-100 ó Vets-100A y la Forma EEO-1 (EEO1 Report/Survey)  en o antes del 30 de septiembre de todos los años.  Empresas en Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos están exentos de rendir la forma EEO-1.

VII.          Utilizar el sistema E-Verify  si es requerido por el contrato federal.

VIII.        Realizar un análisis de compensación por género anualmente.

IX.            Realizar adiestramientos anuales dirigidos a la gerencia y mantener evidencia (minutas) de las reuniones.  Entre los temas obligatorios se encuentran: Hostigamiento Sexual en el Empleo, Igualdad de Oportunidades en el Empleo y las Responsabilidades de los Gerentes con el Programa de Acción Afirmativa.  En algunos estados o territorios  incluye el Protocolo para el Manejo de Casos de Violencia Doméstica en el Empleo.   Se recomienda adiestrar a los supervisores que realicen entrevistas a solicitantes para alertarlos acerca de las preguntas que están prohibidas en las entrevistas de empleo, el proceso de reclutamiento y la documentación requerida por ley.

X.            Informar a la alta gerencia acerca de la implementación, progreso y metas del Programa de  Acción Afirmativa.  Las notificaciones deben hacerse por lo menos dos veces al año.


Información Adicional:  Orden Ejecutiva 13496

 Durante el pasado mes de mayo, el Departamento del Trabajo Federal publicó una Regla Final relacionada a la Notificación de los Derechos de los Empleados  con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo.  En ella se le exige a los contratistas federales publicar el afiché informativo que contiene una lista de los derechos y responsabilidades de los empleados con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo.   Este requisito aplica a los patronos que firmaron o renovaron contratos federales con este requisito a partir del 10 de junio de 2010.   Para más información Oprima Aquí.

Actualizado el 10 de febrero de 2012

La autora es Presidenta de Affirmative Consulting Group y está certificada por la Asociación Americana para la Acción Afirmativa (Más Información).  La pasada sección no pretende constituir  asesoría legal.  Para información pertinente acerca de cumplimiento y aplicabilidad, consulte con su abogado laboral o asesor legal o llámenos al (787) 265-7001 para una orientación gratuita.  Para información adicional en inglés, visite la página oficial de la OFCCP: www.dol.gov/ofccp/

Relevo de Responsabilidad